Beställning av tjänster inom kommunikation för Länsstyrelsen

Behöver du hjälp med kommunikationstjänster inom tryckta, digitala eller rörliga kanaler? Vår upphandlade kommunikationsbyrå heter Byn Kommunikationsbyrå AB (nedan benämnd “Byn”) och ligger i Norrköping. Avtalet är förlängt till 28 juni 2022. Avtalet kan komma att förlängas med ytterligare ett år.

Beställningsformulär

Byn är en strategisk kommunikationsbyrå i Norrköping med 22 anställda. Med ett hjärta för jämlikhet och tillgänglighet skapar vi långsiktiga värden för våra kunder, deras kunder och samhället som helhet.

Länsstyrelsen är en drömkund för oss. Era verksamheter och uppdrag berör och engagerar. Några exempel på uppdrag som vi tagit fram tillsammans med er är podden “Ekhagen i Nytt Sällskap” och filmer om ekhagmarker, utbildningswebben naturkunnig.se, branschvisa vägledningar, magasinet Grödan, mässmonter till MR-dagarna, guide för Tåkern, filmer om hur det är att arbeta hos er m.m. En spännande bredd där vi samtidigt lärt oss mycket om er verksamhet.

Byn är en byrå med stor bredd, vi kan hjälpa er med allt från strategiskt varumärkesarbete, design, kommunikationsplattformar, kreativa koncept och kommunikationsrådgivning till produktion i alla kanaler.

Exempel på saker vi kan hjälpa er med:

  • Text, bild och grafisk formgivning för både trycksaker och digitala kanaler
  • Idé, koncept, planering och genomförande av kampanjer
  • Filmproduktion (från enklare bildspel till animerat, dokumentärfilm eller film med statister/skådespelare)
  • Webbproduktion
  • Podcast
  • Annonsering i sociala medier
  • Fotografering
  • Reportage
  • m.m.

Du får en projekt- eller produktionsledare att prata med

I ett större uppdrag med strategiskt fokus så är det någon av Byns projektledare som är din kontakt och den som driver det strategiska och kreativa arbetet i uppdraget. Den strategiska projektledaren kan du se som en rådgivare som hjälper dig nå uppsatta mål. Ofta tar en produktionsledare vid för att driva projektet framåt när offerten är godkänd.

När det handlar om enklare uppdrag och rena produktioner blir produktionsledaren den som leder, planerar och är din kontakt i projektet. Byns produktionsledare ansvarar för att en tydlig dialog förs med dig som beställare, att en tidplan sätts upp utifrån önskad deadline, att deadline hålls. Produktionsledaren hanterar korrektur inom Byn innan det skickas till beställaren, och ansvarar för att alla korrektur utförs fram till slutleverans.

I de fall projektet inkluderar kontakt med samarbetspartners och/eller underleverantörer (till exempel en filmare) så sköts även detta av produktionsledaren.

  • Fyll i formuläret som sedan skickas både till Byn och enheten för ledningsstöd, kommunikation och GIS, för kännedom.
  • Byrån återkommer till dig med en bekräftelse och en sammanfattning för hur de uppfattat uppdraget, eller för att reda ut eventuella frågetecken.
  • När ni har kommit överens skickar byrån en offert med ett kostnadsförslag som ni sedan ska ta ställning till.
  • När offerten är godkänd påbörjar byrån sitt arbete. Vid ett större projekt eller kampanj finns ofta behov av ett uppstartsmöte.

En avgörande faktor i det inledande skedet är att det finns en tydlig brief som beskriver vad ni vill få hjälp med, men också er förväntan och ambitionsnivå. Byn utgår gärna från en budget och hjälper till att sätta rätt nivå baserat på budget och mål.

Byn utgår alltid från upphandlade timpriser (ex moms)

  • Projektledare 1 050 kr
  • Copywriter, AD och grafisk formgivare 990 kr
  • Webbdesign, produktion av rörlig bild och animationer, produktionsledning 890 kr

Budget förenklar och snabbar upp

  • Att sätta en budget för projektet är det bästa sättet för att snabbt komma framåt. Då kan Byn föreslå hur ni bäst når önskat mål utefter förutsättningarna. Vi vill hjälpa er att få ut bästa möjliga för er budget och nå de mål ni satt upp.

Det finns många faktorer som kan påverka priset, här har vi listat några av de saker som påverkar till minskade eller ökade kostnader.

Exempel som håller nere kostnaden för Byns uppdrag:

  • Kan ni leverera färdig text som är korrekturläst och godkänd? Då minskar kostnaden för copyarbete.
    • Ibland gör vi på Byn endast en copyöversyn på redan befintlig text, det blir billigare än att skriva helt nya.
  • Leverera högupplösta bilder i rätt format som är godkända att använda i marknadsföring för ändamålet.
    • Hör gärna med er interna kommunikationsavdelning om det finns bilder ni kan använda.
    • Byn hjälper er gärna att båda leta och köpa in bilder från bildbanker och att anlita fotograf för att skapa nya, egna bilder, anpassat efter er budget.
  • För att allt ska gå snabbt och smidigt behöver du samordna korrekturarbetet internt, så att Byn får ett samlat korrektur med tydlig feedback på vad ni vill justera.
  • Byn hjälper er mer än gärna hela vägen till en färdig leverans, men om du själv väljer att ta kontakten med exempelvis tryckerier minskar produktionsledartiden.
  • Är det en stor arbetsgrupp internt på Länsstyrelsen, med många som ska vara delaktiga i innehåll och utformning, krävs det oftast fler avstämningar och korrektur. Här har du som beställare stor möjlighet att hålla nere kostnaden genom att hantera den interna processen så att det finns samsyn. Förändringar i den ursprungliga uppdragsbeskrivningen brukar alltid medföra merkostnader.

Annat att tänka på:

  • Om uppdraget handlar om att ta fram ett nytt koncept, en ny kampanj, eller unika enheter som är av det större slaget – då kommer en del av budgeten att användas för att ta fram kreativa idéer för hur vi på bästa sätt kan nå ut till rätt målgrupp, i rätt format och med bästa genomslag. Tiden beror på storlek på projekt, önskemål om kreativ höjd m.m.
  • Om det är en helt ny enhet som inte har någon tidigare förlaga så är formgivningskostnaden högre än om det endast handlar om en formatanpassning, mindre uppdateringar i befintligt material eller liknande.
  • De första nya enheterna som tas fram för ett specifikt projekt kostar vanligtvis lite mer i en produktion. Då sätts mallen för kommande arbete, vilket gör att tillkommande enheter, formatanpassningar och små justerade versioner inte har en lika hög enhetskostnad.
  • Om det inte finns tidigare digitalt underlag att utgå ifrån, exempelvis InDesign-fil eller tidigare filmmaterial etc. så behöver Byn ta fram helt nya originalfiler. Det påverkar kostnaden.
  • Ska flera språkversioner av samma enhet göras? Då tillkommer kostnader för översättning, flera tryckoriginal samt vanligtvis mer tid för produktionsledning för kontakt med översättningsbyrå.
  • En ny lag om tillgänglighet till digital offentlig service trädde i kraft den 23 september 2020. Detta innebär att alla dokument som läggs ut digitalt (till exempel på hemsidor) måste anpassas till gällande krav.
  • I tillgänglighetsanpassning ingår bland annat att:
    • Anpassa dokumentet så att en uppläsare läser upp allt i rätt ordning (innehållsordning, tabordning m.m.).
    • Inmatning av alternativa texter (alt.texter) till bilder, diagram och tabeller (de texter som läses upp av uppläsningssystemet i webbläsare/på dator).
    • Språkangivelse, teckenstorlek och metadata
    • Ange vilka dekorelement som inte ska läsas upp (ex en bakgrundsbild/grafik som inte tillför något för den som lyssnar på en text).
  • Att tillgänglighetsanpassa ett dokument innebär extra tid, och därmed en extra kostnad, räkna med ca 500 sek/sida för detta (ex moms).
  • Produktion av alternativa texter (alt.texter) ingår inte i själva tillgänglighetsanpassningen, utan är ett tillval som ni kan få hjälp med från Byn. Kostnaden avgörs av antalet bilder, diagram eller annat grafiskt innehåll som behöver beskrivas.
  1. Beställning och brief

    Ni skickar in en beställning till oss med en beskrivning av vad ni önskar få hjälp med. När vi fått in den återkommer vi till er med eventuella följdfrågor. Detta för att se så att vi båda har en gemensam bild av vad som ska göras och vilken omfattning/budget projektet har.

    För att Byn snabbare ska återkomma med förslag på rätt omfattning och kostnad är det bra om vi får en budgetram. Då kan vi lättare och snabbare föreslå rätt omfattning.

  2. Offert

    Byn tar därefter fram en offert som ska godkännas innan projektarbetet sätter igång. Vi utgår alltid från upphandlade timpriser. I briefen är det viktigt att du anger vad ni vill göra själva och vad ni vill att Byn ska hjälpa er med för att ni ska få rätt pris från oss.

    Du som beställare har alltid möjlighet att i efterhand välja bort någon del i en offert, men för att spara tid är vi tacksamma om ni redan från start är tydliga med vad ni önskar hjälp med.

  3. Plan

    Byn tar fram en produktionsplan som inkluderar viktiga hållpunkter och vilka resurser som behövs. I större projekt finns datum för korrekturarbete, det är då viktigt att ni avsätter tid för att gå igenom korrekturet och återkoppla till Byn med er feedback, så att deadline hålls.
  4. Produktion – i mindre uppdrag

    Processen ser lite olika ut, beroende på typ av uppdrag. I de flesta uppdrag arbetar vi ut innehållet först, det kan vara ett frågebatteri inför en intervju eller en text till en broschyr eller digital annons. I steg två formger vi, fotar/filmar eller på annat sätt tar fram den enhet vi jobbar med.

    Produktion – i större uppdrag

    I större uppdrag börjar vi med en insikts- och strategifas där vi först undersöker målgruppens utmaningar, hur vi bäst ska nå vårt mål. Med rätt kunskaper om målgruppen har vi störst chanser att också nå fram. Baserat på insikten sätter vi en strategi för att nå målet. Därefter kommer en kreativ fas där vi arbetar fram en eller flera idéer. När vi landat i rätt idé börjar vi producera.
  5. Korrektur

    I de flesta offerter ingår två korrektur. Det innebär att Byn tar fram ett förslag baserat på den brief och det underlag vi fått från er, som ni får tycka till om.
    I korrektur ett tycker ni till om helheten och vi justerar, i korrektur två är det endast små detaljer, exempelvis enstaka ord eller färgval som ska justeras. Till sist får ni ett slutkorrektur att godkänna innan det publiceras/trycks/levereras.

    Ibland önskas fler korrektur, tiden för det arbetet sker då på löpande räkning enligt timtaxan.

    För att hålla nere kostnaden i korrekturhanteringen är det viktigt att det underlag vi får från er är korrekt, att ni har faktagranskat och beslutat om vad som ska vara med redan innan vi börjar producera.
  6. Leverans

    Vi levererar i de format vi enats om vid uppdragets början. Vi kan leverera till er, men även direkt till exempelvis valt media för att annonsera.
  7. Uppföljning / utvärdering

    Vi är alltid tacksamma för feedback och vill gärna ta del av hur väl kommunikationen nått ut. I större uppdrag ser vi gärna att vi sätter mål redan från start så att vi kan mäta och se effekten av kommunikationen. I större uppdrag önskar vi även ett uppföljande utvärderingsmöte så att vi tillsammans drar lärdomar från projektet.
Exempelpris – Flyer, 2-sidigSumma*
Formgivning av flyer (LS skriver text själva + levererar samtliga bilder)4 450
Formgivning av flyer inkl. copy (LS levererar enklare underlag till innehållet som ska skrivas + samtliga bilder)6 430
Formgivning av flyer inkl. copy + inköp av 2 mindre bilder (LS levererar enklare underlag till innehållet som ska skrivas)12 210
Formgivning av flyer inkl. copy + inköp av 2 mindre bilder + kontakt med tryckeri (LS levererar enklare underlag till innehållet som ska skrivas)13 545

.

Exempelpris – Broschyr 30 sidorSumma*
Formgivning av broschyr (LS skriver text själva + levererar samtliga bilder)17 800
Formgivning av broschyr inkl. enklare copyöversyn (8h, ca 15 min/sida) (LS levererar samtliga bilder)26 610
Formgivning av broschyr inkl. enklare copyöversyn (8h, ca 15 min/sida) + inköp av 4 mindre bilder36 390
Formgivning av broschyr inkl. enklare copyöversyn (8h, ca 15 min/sida) + inköp av 4 mindre bilder + kontakt med tryckeri38 170
Tillgänglighetsanpassning, 30 sidor inkl. digitala PDF:er (exkl. produktion av alt.texter. Detta avgörs av mängden bilder/grafik etc.)15 000

*moms tillkommer med 25%

Mer om Byrån

Besök gärna www.bynkommunikation.se för att läsa mer om vilka vi på Byn är och vad vi gjort.